En el sistema "Squad" que utilizamos de ejemplo se diseñó para Inoxidables de Colombia Ltda. INOXCOL, empresa que fabrica equipo industrial principalmente en acero inoxidable y diseña cada equipo de forma personalizada para cada cliente entonces el proceso de ingeniería y el respectivo análisis de costos son procesos recurrentes y se constituyen en procedimientos estratégicos para el desarrollo de la compañía que anteriormente se consideraban de forma independiente en relación a las demás áreas de la empresa.
Es importante anotar que el sistema de gestión de información es un proceso en constante evolución y siempre es suceptible de ser mejorado, adicionalmente es un proceso que depende del aporte de cada uno de sus usuarios donde la retroalimentación es fundamental para que el sistema vaya respondiendo a los nuevos retos que significa el desarrollo empresarial, concretamente en INOXCOL el sistema Squad está dividido en cinco secciones principales las cuales corresponden a las áreas administrativas donde se fundamentan las estrategías de la compañía:
INGENEIRÍA
COMERCIAL
TALENTO HUMANO
FINANCIERO Y CONTABLE
ADMINISTRACIÓN
PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
INGENEIRÍA
Desde el punto de vista del sistema de gestión de información el área técnica de la compañía tiene una gran importancia pues es en esta área donde se realizan procesos fundamentales en el desarrollo de las actividades de INOXCOL, el análisis de costos, el diseño de los diferentes equipos y proyectos, la elaboración de planos de fabricación es un proceso vital pero tiene su propia plataforma de diseño asistido por computador por lo que no está incluida dentro del sistema de gestión de información aunque si lo están las herramientas para gestionar el proceso de diseño.
Dentro del sistema correspondiente a el área de ingeniería se pueden encontrar los capítulos correspondientes a:
En el aparte de "Programa Diseño" se encuentra la documentación relacionada con el programa de diseño básico o lo que en INOXCOL se llama como programa de precálculos, este programa —aunque forma parte del sistema Squad— está desarrollado en una plataforma diferente (sobre hojas de cálculo de LO) aunque integrada dentro del sistema y en este aparte se puede encontrar toda la documentación de apoyo para operarlo eficientemente.
El consecutivo de Precálculos le permite al usuario identificar un diseño con sus datos básicos y realizar búsquedas aplicando filtros combinados por Id, Clave, Cliente, Equipo Material o Solicitud de cotización adicionalmente puede aplicar filtros por Volumen útil, VUR —Máximo Volumen de líquido en Reposo—, Volumen Total y segmentar la búsqueda por años.
Los accesorios diseñados evaluados y calculados conforman una base operativa significativa dentro del proceso de diseño y sobre todo para optimizar y aprovechar el trabajo realizado con anterioridad adicionalmente un accesorio puede ser tomado como modelo para nuevos desarrollos, por tanto tener las especificaciones de los diferentes accesorios deriva en mejoras importantes en cuanto a eficacia y eficiencia mejorada por los criterios de búsqueda que se pueden aplicar en esta parte.
Las conexiones son en realidad un tipo especial de accesorios que corresponden a los servicios de los que dispone un determinado tanque o equipo por lo mismo se diseñó su sistema de gestión de la misma manera puntualizando en los parámetros que determinan su comportamiento y especificación.
Como se mencionó anteriormente el programa de diseño está desarrollado sobre una plataforma diferente e integrada dentro del sistema "Squad" es importante —y útil— poder consultar la parte del "Data Sheet" básico del diseño de forma rápida y sencilla y en esta parte se puede consultar cualquier diseño de manera que todos y cada uno de los diseños están disponibles para el equipo de trabajo facilitando la labor propia del diseño permitiendo acceder a toda la estructura de un diseño —o varios— aspecto que potencializa la efectividad de todos los procesos.
Un aspecto relevante dentro del sistema de gestión de información corresponde a los trabajos activos y el momento del proceso en el que se encuentran, al tener un sistema dinámico es posible —y realmente factible— que dos usuarios traten de acceder al mismo diseño simultáneamente, es donde el sistema de "Registro y Tráfico" toma mayor importancia, al trabajar en múltiples plataformas la integración es fundamental puesto que el ""Squad" regula el estado de cada diseño y regula si un usuario ocupa un registro en modo de "Sólo Consulta" o en modo de "Lectura / Escritura" y avisa al un usuario si el diseño se encuentra ocupado al momento de intentar acceder a él.
El proceso de diseño es bastante amplio y cada uno de los ingenieros tiene a su disposición diferentes herramientas que hacen de esta área un campo limitado por la imaginación sin embargo es útil compartir experiencias y desarrollos que permitan al equipo enfocar esfuerzos y capitalizar los éxitos obtenidos por todo el equipo de trabajo, es donde los criterios técnicos de selección permite compartir aquellos aspectos y directrices que han demostrado ser efectivas este aparte es bastante grande y siempre está en constante evolución por lo que es un tema que es modificado constantemente y siempre estará abierto para recibir los aportes del grupo, es uno de los apartes más importantes del sistema de gestión.
Es en este punto donde la evaluación de los procesos y su respectivo control ofrece una retroalimentación al equipo de Ingeniería fundamental para fortalecer uno de los objetivos de la compañía: "Ofrecer un producto innovador de la más alta calidad respondiendo a las necesidades de la industria en constante cambio...".
Una vez seleccionado un elemento o componente de un equipo el paso consecuente es establecer el costo, si bien en el aparte de “Protocolos” se establece la estructura de costos como se muestra adelante, la selección del código de cada elemento es una actividad que puede resultar dispendiosa entonces para optimizar esta labor se tiene un sistema de búsqueda eficiente que permita filtrar por la descripción del elemento a ubicar bien sea cuando comienza por una cadena o si la descripción contiene a la cadena buscada y por otra parte puede cerrarse la búsqueda entre un rango de códigos.
El resultado de la búsqueda arroja tanto el código de los protocolos —o materiales—, su descripción, Calidad, Tamaño, Unidad de medida, Valor unitario, Última fecha de actualización y los totales de control —Peso que aporta al equipo en cada tipo de material y horas hombre por cada tipo de proceso— que componen a cada uno de los elementos que se utilizan como base para la estimación de costos de cada diseño elaborado.
Con esta herramienta se puede encontrar un elemento de manera fácil y rápida lo que permite concentrarse en la perspectiva técnica fundamental cuando se realiza un diseño independizando las diferentes actividades —diseño técnico y análisis de costos— logrando enfocarse en un solo aspecto para realizar un proceso eficaz y de alta calidad.
Un aspecto fundamental en el proceso de diseño corresponde a la estructura de costos que se encuentra íntimamente ligado al proceso mismo de diseño pues de los elementos seleccionados y de sus componentes depende que el equipo diseñado incorpore las últimas tecnologías y resulte al menor costo posible, dentro de un mercado cada vez más globalizado y exigente donde la diferenciación de un producto se basa en competitividad que se logra ofreciendo el mejor producto al menor costo posible.
De manera escueta un equipo —desde el punto de vista de costos— se compone de materiales que a su vez requieren de insumos para ser procesados, posteriormente estos materiales procesados componen tanto los accesorios que se instalarán en el tanque como el tanque mismo y una reunión de accesorios puede, a su vez, formar un componente más complejo al que se denomina un ensamble, en conclusión un determinado equipo se compone de materiales, insumos accesorios y ensambles.
La composición de cada elemento se realiza en cascada es decir que el nivel básico corresponde a “Materiales” y un protocolo del nivel de “Insumos” sólo puede contener elementos de materiales, un protocolo de “Accesorios” puede contener elementos de los niveles inferiores, es decir de materiales o de insumos y de igual forma un protocolo de “Ensambles” puede contener elementos de materiales, insumos o accesorios. Un protocolo no puede hacer referencia a su propio nivel o a un nivel superior por tanto un protocolo del nivel “Insumos” no puede contener un insumo ni un accesorio ni un ensamble consecuentemente un “Accesorio” no puede contener a otro accesorio ni a un ensamble y como resulta evidente un "Material" es un registro único o de base pues solo puede referenciar su estructura de costo mientras que un "Ensamble" puede contener elementos de todos los niveles exceptuando el mismo nivel.
Protocolos de Materiales
Un material incluye además del costo directo las especificaciones técnicas que permiten su correcta selección como unidad de medida, calidad —que hace referencia al tipo de material específico dentro de una gama de materiales como por ejemplo AISI-304 en el caso de los aceros inoxidables o Nitrilo en el caso de los cauchos—, Tamaño de presentación comercial y Especificación —refiere a la especificación o norma técnica que lo regula como puede ser ASTM A 240 en el caso de los inoxidables por ejemplo—. Un protocolo de materiales también incluye la parte de totales de control que incluye el peso que cada material aporta al equipo de aquellos materiales fundamentales o específicos de los que se quiere mantener un control así como las horas hombre que involucra su procesamiento tanto del componente de producción u operativa y la parte administrativa que al terminar un diseño sirve para determinar el peso aproximado de cada equipo como los requerimientos de capacidad productiva —o administrativa— que va a requerir.
La determinación de costos tiene estrecha relación con la operación de la empresa y en esta parte es importante poder integrar tanto el sistema de inventarios como el proceso de operación y logística o compras que son fuente primaria de la estructura de costos por ello la actualización de precios se mantiene actualizada desde estas dos fuentes entonces la correspondencia que existe entre el protocolo del material y el programa de manejo de inventarios se incorpora dentro del “Squad” y se enlaza para obtener los últimos precios de compra de cada elemento y por otra parte el proveedor del que se obtiene la oferta comercial.
Protocolos de Insumos, Accesorios y Ensambles
Los protocolos de los niveles superiores —Insumos, Accesorios y Ensambles— se dividen en dos partes fundamentales la primera la identificación del elemento que al igual que en caso de los materiales contiene además de los datos básicos para la identificación la unidad de medida, calidad, tamaño, plano o norma y especificación, en cuanto a los totales de control para el caso de los protocolos de estos niveles corresponde a la suma de sus componentes (que se calculan por la actualización en cascada como se explicó anteriormente) y de esta forma se va obteniendo el total por elemento que a su vez alimenta los totales de control del equipo evaluado.
La diferencia mayor se encuentra en la estructura de un protocolo de nivel superior con respecto a un material puesto que el material es la base base mientras que un protocolo se compone de varios registros de niveles inferiores y de la suma de sus componentes se estructura cada elemento tomando tanto cantidades, precios unitarios y totales de control para conformar el protocolo en cuestión.
Con los protocolos analizados de forma adecuada el proceso de actualización en cascada ofrece como resultado una base de datos que contiene una gran cantidad de elementos disponibles para el diseñador que puede aprovechar para integrar en el diseño lo que permite optimizar el proceso obteniendo una gran confiabilidad en la estructura de costos y facilitando enormemente esta labor.
Tablero de Indicadores
Si bien la estructura de costos es muy confiable resulta importante disponer de un sistema de gestión que permita realizar evaluación, control y seguimiento del estado de los precios de materiales y es donde los indicadores de gestión del proceso cobra importancia, el sistema ”Squad” dispone de un proceso automático para generar la tabla de indicadores de gestión del proceso.
Por otra parte también es fundamental poder establecer la frecuencia de uso de un determinado código sea de un material, insumo, accesorio o ensamble y adicionalmente conocer de forma pormenorizada en que parte de “TODAS” las secciones se ha utilizado este código pudiendo individualizar su aplicación para poder tomar decisiones de modificación o reemplazo en caso de ser necesario, para ello se incorpora un proceso de auditoría por código para obtener esta información.
La auditoría de un código ofrece información de uso de un determinado código tanto en las tablas de protocolos de materiales, insumos, accesorios y ensambles así como también en precálculos —o diseños— discriminado por año indicando su frecuencia de aparición en cada una de las tablas permitiendo la toma de decisiones relacionadas con la actualización del sistema de información o permitiendo establecer que tipo de elementos tienen mayor demanda para concentrar las estrategias que permiten atender el mercado de acuerdo con las tendencias de consumo, para citar un ejemplo.
La sección de preguntas frecuentes corresponde al sistema de ayuda y apoyo del equipo, es común que en un determinado proceso se encuentren formas de optimizarlo o “trucos” que faciliten su uso y aplicación y es en este aparte donde puede encontrarse la base del conocimiento compartido por el equipo de trabajo que facilite y de alguna manera aumente el potencial del sistema de gestión de información ”Squad” y es precisamente este apartado uno de los cuales cumple con el objetivo de compartir los progresos y avances entre todos los miembros de la organización.
El espíritu de colaboración es el motor principal de esta sección y es el espacio donde todos y cada uno de los miembros del equipo de trabajo puede hacer su aporte sin importar su nivel de conocimiento contribuyendo al avance de toda la organización, también es el lugar donde cualquiera puede encontrar una solución eficiente a la problemática que se le puede presentar al desarrollar sus actividades.
Es importante anotar que el sistema de gestión de información y especialmente lo correspondiente al área técnica es un proceso en constante evolución entonces siempre tiene nuevos desarrollos y novedades que lo hacen un proceso dinámico por lo que no puede darse nunca por concluido.
COMERCIAL
En todas las empresas el área comercial es fundamental para el éxito de sus operaciones, INOXCOL no es la excepción entonces siendo un proceso estratégico por supuesto está incluido dentro del sistema Squad sin embargo la información que se maneja en este campo resulta bastante sensible por lo que se presentan los aspectos generales que no afectan procesos confidenciales de la empresa.
un tema fundamental en el desarrollo comercial de una empresa corresponde a la gestión de clientes actuales y potenciales y aquí el sistema ”Squad” tiene una aplicación muy importante, en primera instancia centralizando la información de los clientes se obtiene una fuente de información comercial con un alto potencial de gestión y el primer aspecto relevante puede ser el proceso de encontrar una empresa o un grupo de empresas como grupo objetivo para ello se dispone de varias herramientas.
La búsqueda de empresas se puede realizar por código, razón social, vinculo, sector productivo, zona geográfica o marca entre otras, ofreciendo la posibilidad de segmentar según el grupo objetivo que se desea obtener.
La consulta de empresas también posee varias posibilidades para filtrar y segmentar dentro de las que se pueden enumerar, sector productivo, empresa, marcas, vínculos, entre otras o bien consultar una empresa por N.I.T. o identificación, razón social así como buscar por nombre o apellido de alguno de sus funcionarios o los datos de contacto, facilitando el proceso de gestión comercial.
Existen otros procesos como pueden ser el manejo y gestión de cotizaciones y solicitudes de ofertas comerciales, evaluación de ventas y muchos más pero resultan ser inherentes al proceso estratégico de la empresa por lo que simplemente se hace referencia a ellos sin entrar en detalle, para un desarrollo específico se puede abordar cada tema de forma personalizada y generar una solución adecuada para cada necesidad.
TALENTO HUMANO
El área de talento humano es un pilar de toda organización donde la comunicación es fundamental para lograr los objetivos propuestos y las necesidades de gestión son fundamentales para alcanzar un desempeño exitoso de cualquier equipo de trabajo entonces “Squad” responde a estos principios mediante la gestión de la información relacionada con las personas con todo lo que ello implica pues cada ser humano tiene características únicas y el sistema de gestión tiene que responder al reto de reconocer a cada individuo con sus cualidades y necesidades individuales pero a su vez permitiendo a la organización gestionar los procesos relacionados de la forma más eficiente posible.
INOXCOL dispone —como un gran número de empresas— de un software de gestión administrativa y contable —actualmente el sistema NOVASOFT Empresarial que incluye un módulo para nómina— pero un software administrativo comercial pocas veces responde a las necesidades de gestión de personal puesto que este tipo de paquetes se desarrolla para cubrir necesidades de gran cantidad de empresas y por lo general piden como datos de entrada las novedades de liquidación de nómina donde el proceso de gestión —propiamente dicho— ya se ha realizado, es decir, la evaluación de cada individuo debe realizarse como paso previo para la liquidación de la nómina y los paquetes se limitan a cuantificar las novedades ingresadas arrojando como resultado una serie de devengos y deducciones para cada empleado, liquidación de monto a pagar, interfase con el área contable y generación de planillas de seguridad social, entre muchos otros procesos que siendo absolutamente necesarios no responden a las necesidades de gestión de personal.
En este punto el sistema de gestión de información o ”Squad” de Inoxcol aborda dos grandes retos el primero corresponde a la gestión de novedades del personal y el segundo ofrecer al departamento de relaciones industriales herramientas de información que permitan a la administración disponer de diferentes reportes acordes con las necesidades que se presentan para determinar lineamientos y tomar decisiones relacionadas con los colaboradores de la empresa.
El programa de nómina está desarrollado en una plataforma independiente sobre hojas de cálculo (LibreOffice —Calc— con macros) integrando las información que se maneja en el programa administrativo por medio de gestión de bases de datos de múltiples orígenes. Este programa gestiona varios aspectos de relacionados con los empleados empezando por el control de horarios pasando por ausencias, permisos personales, incapacidades, vacaciones, entre otras novedades teniendo en cuenta el turno asignado a cada empleado y el centro de costos —contable— al que un operario se ha asignado diariamente para llegar obtener un archivo de novedades cuantificadas que requiere el sistema administrativo para liquidar nómina y los demás procesos contables permitiendo de esta forma la gestión del talento humano de forma individual y personalizada de forma eficiente.
Control de horario - marcaciones
El Proceso inicia con el levantamiento de marcas, INOXCOL —en diferentes momentos de su historia— ha implementado diferentes mecanismos para el control de horarios como sistemas de códigos de barra, lecturas biométricas o tarjetas de aproximación pero independientemente del sistema utilizado el resultado es siempre el mismo un archivo —normalmente de tipo texto o una hoja de cálculo— con las marcaciones de cada empleado o a lo sumo con el cálculo del tiempo transcurrido entre dos (o varias) marcas consecutivas en un período —normalmente un día— pero no toma en cuenta las variaciones que se pueden presentar al tratarse de personas como por ejemplo permisos personales, citas medicas, exceso de marcas (cuando un funcionario marca más de una vez)o falta de ellas (cuando se olvida marcar) entre otras desviaciones de lo que en teoría debería encontrarse por cada empleado.
Es cuando el programa entra en acción, evaluando falta (exceso) de marcas o empleados ausentes, y gestionando cada empleado por su turno asignado generando una evaluación preliminar para permitir tramitar los motivos de las desviaciones y tomar las decisiones de gestión apropiados según cada individuo indicando (resaltando) las desviaciones interceptables para facilitar el proceso de análisis y tomando de las bases de datos condiciones especiales de liquidación como incapacidades, vacaciones entre otras condiciones especiales de liquidación inherente al trabajo con personas que difícilmente pueden encasillarse en parámetros únicos de comportamiento.
Después de realizar la evaluación humana (es imperativo tener intervención humana por lo que las personas igualmente presentan condiciones de comportamiento únicas que no se pueden desconocer en un sistema de gestión que involucre tal comportamiento) ya puede generarse una liquidación cuantitativa que considere tales características y que permita continuar la gestión automatizada donde se establecen el centro de costos a que se carga la jornada diurna, extras (diurnas, nocturnas, festivas, etc.) así como los códigos de novedades y los tiempos que se cargarán al sistema contable.
Con la liquidación realizada se genera el archivo que se carga en el sistema administrativo para continuar ya con los procesos de liquidación y contables, sin embargo durante el proceso existen sub - procesos asociados —realizados previamente a la liquidación y que se realizan una única vez lo que potencializa el proceso operativo de liquidación— para gestionar las liquidaciones como por ejemplo las interfaces de turnos donde se especifican las condiciones inherentes a cada turno donde se establecen las políticas de tratamiento, variables de liquidación balances, extras y compensatorios que permiten realizar el proceso de gestión de forma eficiente y sin que el usuario que liquida tenga que evaluar a cada empleado de forma independiente.
Dentro del programa se incluyen otros aspectos como migración entre bases de datos, generación de formatos y reportes, cambio de turnos, liquidaciones individuales, entre otros temas que facilitan la gestión del talento humano y optimizan la operación del área dentro del contexto de la compañía y principalmente integra el concepto de la operación de la empresa con el trato de las personas enfocándose en la humanización del proceso mismo.
Al igual que para los empleados existen contratos de honorarios y servicios de personal externo o sin vinculación laboral pero que representa también un talento humano que debe gestionarse de forma eficiente y con los mismos principios de integración humana.
Al manejarse de forma independiente del programa administrativo el proceso de liquidación de honorarios y servicios inicia por determinar las variables de liquidación de cada contrato como el porcentaje de retención en la fuente y otros impuestos así como la afectación contable entre otros parámetros.
Luego se establece la interface contable con la afectación de cuentas según los conceptos de los contratos vigentes.
Ya con la interfase definida puede entrarse a liquidar cada contrato (que lo hace el sistema de forma automática).
Después de que el programa realiza las diferentes liquidaciones arroja como resultado dos documentos por cada contrato, una es la liquidación individual que incluye el documento equivalente para contribuyentes de régimen simplificado —que hace las veces de factura comercial—, el documento contable de soporte —que es liquidado con las características requeridas por contabilidad para la partida doble, balanceado al centavo y afectando las cuentas adecuadas— y la cuenta de cobro respectiva según la evaluación de ejecución del contrato en un período determinado.
ejemplo de documento equivalente:
Ejemplo de documento contable:
Ejemplo de cuenta de cobro:
Adicional a los documentos de soporte el programa genera un archivo de migración con la afectación contable de todos los contratos liquidados que se importa directamente desde el software contable y con este procedimiento finaliza toda la operación de gestión de contratos de servicios y honorarios.
En lo referente a la gestión de información del área de talento humano se puede afirmar que el volumen de datos a procesar es bastante grande y tiene múltiples orígenes y destinos por lo que no es un tema menor dentro de cualquier sistema de gestión de información, la información relacionada con el talento humano puede incluir aspectos como vacaciones tomadas y pendientes, incapacidades, ausentismo, información básica, ingresos retiros y muchos otros por lo que el sistema “Sqad” incluye un módulo que facilita esta labor.
En este módulo se incluye un sistema de gestión de informes manejado por filtros para que el usuario —y los demás grupos de interés como gerencia y otras dependencias— puedan gestionar la información deseada de forma eficaz y al mismo tiempo de forma sencilla.
Ejemplo de un informe con información básica:
Ejemplo de un informe con información de vacaciones:
Ejemplo de un informe con información de incapacidades:
Se puede obtener cualquier tipo de informe y a solicitud de algún usuario se puede presentar un informe nuevo con la información deseada y estructurada de forma que sirva para un objetivo específico, en esta parte el límite es la imaginación por lo que el sistema es versátil para atender las necesidades de múltiples grupos de interés, sin que los usuarios tengan que manejar un software específico y sin que la información se vea comprometida lo que hace del sistema ”Squad” una herramienta potente para gestionar la información sensible de la empresa.
FINANCIERO Y CONTABLE
Un plan estratégico será tan bueno como el análisis en el que está basado. La visión estratégica es crítica para determinar el rumbo de la organización y establecer un destino común que pueda ser transmitido a todos los rincones de la organización. Las tecnologías de información permiten la comunicación de doble vía en la organización para difundir esta visión y controlar la efectividad de la implantación de la estrategia. Es en este punto donde las áreas financiera, contable y de tesorería toman especial importancia dentro del esquema de funcionamiento de la empresa pues es en estas áreas donde se procesa la información requerida para realizar los análisis que se requieren para establecer las estrategias que pueden llevar a la compañía a obtener el éxito deseado en sus operaciones.
La gran mayoría de las empresas sin importar su tamaño disponen de un software contable que normalmente soluciona las tareas operativas relativas a la contabilidad y tratan de ofrecer información para atender a un gran número de usuarios o grupos de interés tanto internos como externos que en principio es una necesidad básica de cualquier empresa y toda esa información es absolutamente necesaria para la operación empresarial.
El sistema de gestión de la información “SQUAD” aborda problemas complementarios que optimizan la eficacia y efectividad de la operación administrativa, es decir, partiendo de la base de que el software contable dispone de la información hay que tener en cuenta que no todos los funcionarios que la requieren tienen acceso al sistema contable bien sea porque no es parte de sus funciones o porque el software requiere que sea multiusuario o porque el funcionario que tenga acceso al sistema de contabilidad deberá capacitarse para operar el programa entre otras muchísimas razones por las que “todos” los funcionarios no pueden operar el sistema o no tienen acceso o no saben operar un software específico —aún sin nombrar que pasa cuando la empresa decide cambiar de software, que es tema que se tratará en otro momento— y por otra parte también hay información que un sistema contable no incluye como se comenta más adelante.
Por medio del ”SQUAD” se puede obtener los informes financieros básicos que igual se pueden obtener del software contable cosa que no resulta sorprendente pero la diferencia —y la novedad del sistema— radica en que no hay necesidad de ingresar al software de contabilidad, se realiza desde el navegador y se selecciona el menú de informes y se puede disponer de la información de forma simple y sencilla sin que se requiera capacitación para manejo de ningún paquete en especial, entonces gerentes y aquellos usuarios autorizados pueden obtener la información deseada sin tener que incurrir en procesos adicionales, para que el sistema esté integrado se requiere —al momento de implementar el sistema— establecer las conexiones con las bases de datos del programa y configurar las consultas apropiadas entonces cada proceso se realiza una sola vez y cada informe quedará configurado para aquellos funcionarios que lo requieran.
Más allá de los informes financieros básicos ”SQUAD” ofrece la posibilidad de obtener los informes o gráficos específicos y personalizados a cada estructura empresarial —algunos paquetes contables pueden ofrecer unas herramientas en este sentido de forma genérica y normalmente bastante superficiales— que ofrezcan a las directivas herramientas de análisis financiero y operacional que permitan la toma de decisiones para la planeación estratégica o brinden indicadores de gestión que facilitan la evaluación y control de la operación general para realizar los ajustes necesarios para obtener los objetivos planteados por la alta dirección.
El sistema ”SQUAD” puede adaptarse a la operación de cada empresa y determinar cuales son aquellos indicadores que dan evidencia de la operación como por ejemplo la variación relativa y absoluta de rubros específicos entre muchos otros.
Las posibilidades son muchas y se pueden adaptar a cada organización tanto en la forma de presentarlos como también en los mecanismos de exportación de información en caso de requerirse así que al momento de implementar o desarrollar este campo en cada empresa puede personalizarse de forma que cumpla con las necesidades, inclusive, de cada funcionario.
En gran cantidad de empresas existen manuales, instructivos y en general gran cantidad de información que reposa en archivos —bien sean físicos o magnéticos— que difícilmente es consultada en gran medida porque es engorroso o porque se encuentra desorganizada donde los procesos de búsqueda resultan onerosos para gran parte de los funcionarios, la respuesta de ”SQUAD” es presentar una estructura de acceso a la información organizada y de simple funcionamiento que permita a los diferentes usuarios de la información obtener el documento deseado de forma eficiente en el menor tiempo posible.
El área contable no es ajena a esta situación además muchas empresas no disponen de un manual de operación contable estructurado ocasionando que el ”Know How” de la empresa no sea realmente de la empresa sino del funcionario de contabilidad que lidera el proceso, existen muchas empresas que “dependen” de la habilidad y experiencia de un determinado funcionario que cuando tal funcionario no está disponible —por incapacidad, vacaciones, licencias o simplemente se va— la empresa tiene que incurrir en esfuerzos desmesurados para suplir esta ausencia —tanto en costos como en uso de recursos y talento humano— pero al implementar un manual de operación contable la empresa dispone de un sistema que especifica concretamente el tratamiento financiero que le da a los hechos económicos de la operación donde las normas permiten tratarlos de forma diferentes según la operación de cada empresa o de su objeto social.
Mediante un sistema de gestión de información este tipo de información se encuentra a disposición de la empresa y no sólo de un funcionario permitiendo que la operación no se vea afectada por los cambios de personal o de otros factores que implican traumatismo en el funcionamiento normal de la organización.
NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA NIIF ☰
Desde hace unos años Colombia entró en el proceso de adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF y la aplicación en las empresas inició desde el año 2013 para llegar a iniciar con el ESFA (Estados Financieros de Apertura) con corte a 31 de diciembre de 2014 y a partir de allí se inicia un proceso de paralelo entre la contabilidad fiscal y la contabilidad NIIF donde cada año deben prepararse informes básicos financieros bajo ambos estándares —sin olvidar los informes intermedios que se requieren normalmente— lo que implica llevar la contabilidad fiscal como se venía llevando y realizar una equivalencia con la contabilidad NIIF.
El Sistema ”SQUAD” también juega un papel importante en este aspecto pues la gran cantidad de información que debió integrarse en el área contable implicaba un reto para la operación pues la transición debería realizarse sin afectar la operación normal de la compañía y el área administrativa y la gerencia deberían disponer de información de diferentes orígenes en tiempo record, así ”SQUAD” ofrece un soporte importante para abordar esta nueva temática.
Mediante enlaces y relaciones cruzadas tanto dentro de la información interna como externa se dispone de casi la totalidad de la información requerida en un solo lugar sin necesidad de capacitaciones extensivas ni grandes cambios en la forma de operar de cada equipo de trabajo lo que permite atender a varios usuarios a la vez sin que ello implique traumatismo en el desarrollo de las labores cotidianas.
Adicionalmente, se implementan los informes nuevos dentro del la sección de informes por lo que para los diferentes usuarios —incluida el área contable— resulta transparente la gestión de la información ya se trate de la contabilidad fiscal o la contabilidad NIIF.
El estándar “XBRL” en un lenguaje —algunos autores lo catalogan como meta lenguaje— de programación consistente en una tecnología realmente reciente basada en el lenguaje de marcado “XML” que excede el objetivo que nos ocupa, pero lo importante es que este estándar fue adoptado recientemente por la Superintendencia de Sociedades para la presentación de información financiera y las empresas obligadas a reportar ante esta Superintendencia deben adoptar ente estándar en el transcurso del año 2017.
Razón por la cual el sistema de gestión de información ”SQUAD” vuelve a ser una herramienta poderosa para desarrollar esta nueva etapa brindando alternativas y opciones para implementar este nuevo estándar de forma eficiente minimizando el impacto que este nuevo reto implica para la operación de la empresa.
En las áreas Financiera, Contable, Administrativa y en la alta gerencia el manejo y acceso a la información de forma eficiente y oportuna es fundamental para que le empresa pueda responder de forma adecuada a los constantes cambios que se presentan tanto en el entorno externo como el interno y el sistema ”SQUAD” es una poderosa herramienta para que las transiciones y en general la operación de la empresa pueda responder de manera eficaz en un mundo que nos plantea retos cada vez mayores y en menor tiempo.
"Squad" es el nombre que le dimos a la plataforma de gestión de información que inció su desarrollo aproximadamente en el año 2.012, que ha venido expandiendo su alcance desde entonces. El nombre se seleccionó por su significado del vocablo en inglés, la traducción primaria de Squad es Equipo pero también se puede traducir como Escuadra, Brigada, Cuadrilla, Pelotón, entre otras y en todas las traducciones se muestra la filosofía del sistema que representa el espiritu de colaboración en todas las áreas de las empresa y su correspondiente inter-relación donde la información generada por los diferentes procesos es utilizada por las demás áreas o resultan como parámetros de entrada para otros procesos dependientes y de una comunicación eficiente se deriva en gran medida el alcance de los objetivos dentro de la cadena de valor.
"Squad" es un sistema de gestión de información que pretende integrar el equipo de trabajo para lograr un manejo consolidado de los agentes involucrados en los diferentes procesos empresariales y que demandan compartir multiples entidades que normalmente están desagregados en diferentes entidades que si bien se pueden ubicar en alguna parte de las instalaciones o en el servidor de la compañía no se encuentran integrados de forma eficiente para lograr un funcionamiento eficaz de tal forma que el objetivo principal es crear una herramienta eficiente que permita simplificar aquellos procesos donde la integración sea un componente importante entre los diferentes miembros del equipo de trabajo.
El sistema "SQUAD" es bastante extenso y tiene múltiples aspectos que se pueden desarrollar y esta es una muestra de lo que puede incluir pero de ninguna manera está limitado a lo que aquí se expone en realidad obedece a las necesidades de cada empresa donde se ha implementado y normalmente un sistema no es igual a otro por lo que al momento de desarrollar una aplicación concreta puede adaptarse o personalizarse según los requerimientos que la empresa tenga y tampoco está limitado por los requisitos iniciales, es susceptible de crecer y modificarse con el desarrollo de la empresa por lo que la versatilidad en un aspecto que se destaca como ventaja competitiva y estratégica de cada empresa donde se quiera desarrollar, contribuye ampliamente al mejoramiento continuo y a los procesos de re-ingeniería de cualquier organización sea industrial, de servicios o de cualquier otra índole.
En la actualidad esta presentación se encuentra en desarrollo y falta por presentar secciones como “Administración” y “Sistema de aseguramiento de calidad” para citar sólo un par de ejemplos y el sistema ”SQUAD” es un sistema en constante evolución, además, se está trabajando en estas presentaciones y en las nuevas aplicaciones por lo que se invita al lector a visitarla nuevamente para que pueda estar al tanto de las novedades del sistema.