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INTEGRACIÓN EMPRESARIAL - COMUNICACIÓN

Artículo , junio, 2016

Las empresas son un sistema en constante cambio y en realidad no existen dos completamente iguales, cada organización es única y posee sus propias características y pretender establecer fórmulas universales que funcionen indistintamente es un poco arrogante, de todas formas si es posible establecer lineamientos que propongan caminos que deriven en resultados exitosos —es la base de las teorías de la administración— para la mayoría de las organizaciones, considerando las variaciones y las necesidades de cada estructura organizacional.

Dentro de cada empresa existe un componente fundamental que —al fin de cuentas— es el motor de cualquier emprendimiento y corresponde al talento humano. Sin las personas no hay razón de ser pero la integración de las personas es un aspecto que determina el logro de los objetivos planteados por la alta gerencia y este es un punto que no siempre funciona correctamente al interior de la organización.

En cuanto a la estructura todas las empresas —sean de servicios o manufactureras— existen tres áreas que son pilares para su funcionamiento, la dirección o área administrativa, recursos humanos y el área de producción o la parte operativa en las empresas de servicios. En estas tres áreas se sustenta la operación de una empresa y de su integración depende en gran medida el cumplimiento de los objetivos empresariales para lo que tienen que sustentarse en las áreas de apoyo como son sistemas, contabilidad, servicios generales, entre otras y es cuando todas las áreas y departamentos cobran importancia.

Ahora bien, ¿las diferentes áreas de la empresa interactúan entre sí, de forma adecuada? es la pregunta que hay que poner sobre la mesa. La respuesta es sencilla: “Comunicación”, algunas organizaciones utilizan sus recursos y la mayoría del tiempo productivo en tareas que buscan establecer la comunicación entre las diferentes áreas y no necesariamente obteniendo los resultados deseados.

Muchos funcionarios ocupan su tiempo en generar informes y reportes con destino a alguna otra área de la empresa, re-procesando —casi siempre— la información que ya fue tratada en su quehacer diario recurriendo a descargar —o digitando nuevamente en muchos casos— la información que se procesó anteriormente, dando formato y en ocasiones utilizando plataformas o programas en los cuales no son hábiles pero como suplir estas necesidades, que vale la pena anotar que se presenta en gran cantidad de empresas —por no decir en todas—, pues una herramienta útil es estableciendo un sistema de gestión de información.

Un sistema de gestión de información es la integración de múltiples plataformas de información para lograr que la comunicación sea fluida y esté disponible en el momento adecuado para quien la necesita eliminando procesos recurrentes o reduciendo al máximo posible los procesos manuales que implican demoras y en muchos casos introduciendo errores. Un sistema de gestión de la información debe corresponder a un proceso de planeación, ejecución, control y adecuación de cada empresa, muchas empresas ofrecen sistemas de gestión de información —contable, financiera, de personal, etc.— que dan buenos resultados para un proceso específico pero descartan la integración empresarial por lo que considerar que un paquete informático resolverá el problema es un error en el que incurren muchas empresas.

Un sistema de gestión de información debe permitir a los directivos de la empresa tener una visión completa del entorno para que la toma de decisiones se realice sobre las bases adecuadas y también debe permitir al personal operativo tener acceso a ella sin tener que solventar los obstáculos que normalmente se presentan, luego establecer un buen sistema no es una tarea menor ni puede delegarse de manera indiscriminada. Un buen sistema de gestión de información implica que los funcionarios no cambien —al menos no sustancialmente— la forma como los empleados están acostumbrados a trabajar, más bien debe recoger la cultura existente y adaptarla a las necesidades globales de la organización.

La forma adecuada es realizar un diagnóstico de la situación actual y a partir de ese punto diseñar las interfaces necesarias para que la información fluya de forma asertiva para llegar a establecer los medios y las plataformas de salida para quienes necesitan hacer uso de los datos procesados, integrando los paquetes existentes en los que opera cada departamento o área —sistema contable, hojas de cálculo, procesadores y otro software— para llevar la información correcta al sitio correcto en el momento correcto.

En conclusión un sistema de gestión de información debe diseñarse y desarrollarse para cada empresa de manera consciente y responsable para lograr la “Integración Empresarial” por medio de la “Comunicación”.

Comentarios   2

Nubia Vargas26-04-2017
Me parece interesante, un buen artìculo

Juan Pablo iriarte26-04-2017
Gracias Nubia...


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Sobre Mí

Mi nombre es Juan Pablo Iriarte, nací en Bogotá Colombia en el año de 1968, me gradué de bachiller en el Colegio Calazans de Bogotá, estudié Ingeniería Mecánica en la Universidad de América casi al mismo tiempo que inicie labores en Inoxidables de Colombia Ltda...


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